Moduł DMS Streamsoft Prestiż zapewnia kompleksową obsługę oraz sprawne procesowanie dokumentów firmowych, dzięki zorganizowanym ścieżkom akceptacji i wspólnemu repozytorium. Jest przydatny zwłaszcza w firmach obsługujących dużą ilość dokumentów, którym zależy na utrzymaniu wysokiego poziomu organizacji oraz kontroli pracy w tym zakresie.

• Rejestracja dokumentów

  DMS Streamsoft Prestiż umożliwia procesowanie wielu typów dokumentów, pochodzących z różnych źródeł. Sposób ich akceptacji jest uzależniony od źródła oraz typu dokumentu.

• Dokumenty zewnętrzne

  Dokumenty zewnętrzne o zdefiniowanym wcześniej typie, np. dokument kosztowy, przechodzą określoną ścieżkę akceptacji. Ten proces polega na przesyłaniu dokumentu w górę, na kolejny poziom, gdzie podlega on weryfikacji przez osoby lub grupy upoważnione np. dział sprzedaży, a następnie księgowość i zarząd. Na każdym etapie ścieżki obiegu osoby uprawnione mogą cofnąć dokument lub go zaakceptować, co skutkuje przesłaniem w górę ścieżki. Z rozwiązaniem tego typu nie ma mowy o możliwości zagubienia dokumentu, który trafia do obiegu, ponieważ każde zdarzenie z jego udziałem zostaje zapisane w systemie. Do każdego obiegu założonego w systemie może zostać podpięty skan procesowanego dokumentu.

• Dokumenty niezdefiniowane

  Dla dokumentów bez zdefiniowanej wcześniej ścieżki przewidziano opcje akceptacji Ad-hoc lub dynamicznej, które umożliwiają ich przeprocesowanie bez wcześniejszego przypisania grup, osób czy ścieżek. Takie sposoby akceptacji pozwalają zachować porządek oraz szybkie tempo działania, nawet w przypadku dokumentacji pochodzącej z nieznanego wcześniej źródła.

• Dokumenty wewnętrzne (systemowe)

  Dokumenty pochodzące z systemu ERP, np. z obrotu handlowo – magazynowego czy rozrachunków, mogą podlegać procesowaniu w module DMS, trafiając na odpowiednie ścieżki akceptacji. Przykładami są tu m.in. zamówienia, oferty, dokumenty kasowe/bankowe czy też umowy z kontrahentami.

• Repozytorium dokumentacji

  To biblioteka całości dokumentacji systemowej, skatalogowana wg modułów (np. DMS, Finanse i Księgowość, Handlowo-Magazynowy, Zarządzanie Produkcją itd.). Repozytorium ułatwia szybkie odnalezienie właściwego dokumentu dzięki funkcji filtrowania wg różnych kryteriów. Dodatkowo istnieje możliwość tworzenia własnych „katalogów”, w których każdy operator ma opcję podlinkowania dokumentów, z którymi na bieżąco pracuje.

• Szablony dokumentów

  Nowe wzory dokumentów powstają tu w oparciu o już istniejące. A moduł DMS Streamsoft Prestiż pozwala na zachowanie poprzednich wersji, zapisując je w historii. Funkcja pomocna przy obsłudze powtarzalnie generowanych dokumentów o podobnej strukturze np. wzorów protokołów odbioru, wzorów użyczenia sprzętu czy instrukcji stanowiskowych.

• Aplikacja DMS mobile

  DMS mobile jest częścią aplikacji Streamsoft Prestiż ERP mobile. Umożliwia szybką rejestrację dokumentu poprzez wprowadzenie go w obieg oraz akceptację z poziomu smartfona. Niezależnie od tego czy użytkownik pracuje zdalnie czy też np. przebywa w delegacji, wystarczy kilka tapnięć, aby zarejestrować i wprowadzić w obieg lub zaakceptować dokument. Aplikacja dostępna jest dla systemów iOS i Android.