Zapewnij bezpieczną przyszłość swojej firmy

Zdobądź dofinansowanie na informatyzację! 

Zdaniem ekspertów informatyzacja przedsiębiorstw to konieczność. Trudno nie zgodzić się z tą opinią, zważywszy na fakt, że firmy, które odpowiednio zarządzają swoimi procesami, podnosząc tym samym wydajność i efektywność, wspomagają się nowoczesnymi rozwiązaniami IT. 

To właśnie te programy wspierają organizacje w wykonywaniu określonych zadań w niemalże każdym obszarze ich działania. Trudno dziś wyobrazić sobie firmę, która myśli o bezpiecznym rozwoju, nie pamiętając zarazem o systemach do komunikacji usprawniających współpracę pracowników i zespołów, czy też nie zwracając uwagi na rozwiązania klasy ERP, CRM, BI, WMS. To właśnie wdrożenie wspomnianych systemów pomaga w racjonalizacji działania całego przedsiębiorstwa, pomaga w podniesieniu jego efektywności, stwarza wygodne i przyjazne środowisko pracy, a przede wszystkim wspiera kadrę zarządzającą w podejmowaniu strategicznych decyzji. Jeśli myślimy o wprowadzeniu do naszegoprzedsiębiorstwa innowacji procesowej czy też produktowej, tu także nie obejdziemy się bez odpowiednich rozwiązań w dziedzinie informatyki. Postępująca informatyzacja to bezsprzecznie przyszłość każdego przedsiębiorstwa, dlatego każde, niezależnie od branży i wielkości, prędzej czy później musi się z nią zmierzyć. Jeśli uznać to twierdzenie za prawdziwe, należałoby zastanowić się, jak możemy zabezpieczyć swoją firmę przed nadchodzącą konfrontacją? 

Gdy koszty rosną

Nie jest tajemnicą, że wdrożenie systemów informatycznych, które mają za zadanieprzedsiębiorstwom w uzyskaniu przewagi nad konkurencją, zapewniając im tym samym bezpieczną przyszłość na rynku, wiąże się ze sporymi kosztami. Ceny oprogramowania, w zależności od skali i stopnia skomplikowania procesów danej firmy, mogą wahać się od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych i chociaż nie ulega wątpliwości, że wydatek związany z informatyzacją firmy najczęściej zwraca się w dość szybkim tempie, to z całą pewnością nie jest to koszt, na który przedsiębiorstwo jest przygotowane w każdej chwili. Co w sytuacji, w której nie jesteśmy w stanie własnymi środkami sfinansować zakupu systemu klasy ERP, WMS czy CRM, choć jesteśmy przekonani (i słusznie), że przyszłość naszej firmy niewątpliwie będzie zależała od transformacji cyfrowej? Obecnie technologiczna modernizacja poprzez wdrożenie informatycznych rozwiązań możliwa jest dzięki wsparciu projektów unijnych (należy pamiętać, że to właśnie przedsiębiorcy, obok samorządów, są najczęstszymi beneficjentami). Fundusze Europejskie na lata 2021–2027 to około 76 miliardów euro do wykorzystania m.in. na edukację, przedsiębiorczość, innowacje czy cyfryzację. Środki na wdrażanie innowacyjnych rozwiązań znajdziesz w wielu programach unijnych. Fundusze zapewniają przede wszystkim krajowe programy: Inteligentny Rozwój i Polska Wschodnia oraz programy regionalne poszczególnych województw. Masz szansę na sfinansowanie podstawowych narzędzi do pracy, ale także na refundowanie innych celów – np. ekspansji na rynki zagraniczne. 

Dobry pomysł to podstawa

Fundusze Europejskie stawiają przede wszystkim na rozwój innowacyjnych firm oraz kooperację przedsiębiorców z jednostkami naukowo- -badawczymi. Jeśli masz pomysł i chcesz rozwinąć swoją firmę w tym obszarze, możesz skorzystać z wielu możliwości dofinansowania. Największy wybór wsparcia masz wtedy, gdy Twoja firma należy do sektora mikro-, małych lub średnich przedsiębiorstw. Szanse na dotowanie mają szczególnie inwestycje w branżach wskazanych jako istotne z punktu widzenia rozwoju regionu i kraju, tzw. inteligentnych specjalizacjach. Unijne dotacje możesz przeznaczyć m.in. na wprowadzenie rozwiązań wykorzystujących technologie informacyjno-komunikacyjne, dzięki którym będziesz sprzedawał produkty i usługi w internecie.

W internecie nie brakuje informacji na temat środków unijnych i warunków ich pozyskania, ale z całą pewnością warto zaglądać do źródła, czyli na portal Funduszy Europejskich. Znajdziemy tam wyszukiwarkę dotacji, dzięki której uzyskamy informacje na temat możliwości zdobycia dodatkowych środków. Z całą pewnością znajdą tam przydatne informacje zarówno mikro-, małe, jak i średnie przedsiębiorstwa. Na stronę warto zaglądać regularnie, ponieważ zawarte tam informacje często są aktualizowane. Jest ich tak wiele, że niełatwe może okazać się znalezienie tego, co nas konkretnie interesuje.

Finansowanie możesz pozyskać także na wdrożenie rozwiązań usprawniających organizację i zarządzanie, czy też tworzenie portali online Dofinansowanie możesz uzyskać, jeśli chcesz przygotować portal e-usługowy, zainwestować w e-handel, czy wdrożyć tzw. rozwiązanie B2B (business-to-business) łączące systemy Twojej firmy i Twoich partnerów. Ponadto środki unijne możesz przeznaczyć na wprowadzenie elektronicznych schematów w Twojej działalności, np. dotyczących zarządzania produkcją, magazynem czy budowania relacji z klientami (systemy klasy WMS, ERP, CRM).

Bądź na bieżąco, sprawdzaj informacje i czekaj, aż odpowiednia instytucja ogłosi konkurs w ramach danego działania 

Proces ubiegania się o środki z Funduszy Europejskich składa się z kilku etapów. Każdy z nich jest tak samo ważny.

CEL

Pierwszy krok na drodze do zdobycia finansowania powinien polegać na precyzyjnym wyznaczeniu celu, na jaki chcielibyśmy wykorzystać pozyskane fundusze.

Niezbędne będzie przygotowanie porządnego biznesplanu, w którym osadzimy nasz pomysł, odpowiednio go opiszemy, uzasadnimy i wskażemy skutki, jakie będzie za sobą niosła inwestycja. Ten etap ma ogromne znaczenie w trakcie uzupełniania wniosku o dotację. Osoba, która choć raz taki wniosek składała, doskonale wie, ile szczegółowych i często nieoczywistych informacji wymaga się od wnioskodawcy oraz ile czasu należy poświecić na wypełnienie rubryki „Uzasadnienie i cel projektu”. Warto dobrze się przygotować, bo o ile każdy, kto prowadzi firmę, będzie w stanie podać podstawowe informacje formalno-prawne i adresowe, to niekoniecznie od razu umie zidentyfikować ryzyko biznesowe, finansowe czy administracyjne związane z wdrożeniem nabywanej technologii i opisać działania zaradcze. 

PROGRAM

Dotacje z Unii Europejskiej są przyznawane w ramach różnych programów, dlatego z punktu widzenia celu naszego przedsiębiorstwa niezwykle istotne jest wybranie tego odpowiedniego.

Wybór mamy duży, więc i warunki uzyskania dofinansowania są rozmaite. Aby dopasować program,który przyczyni się do realizacji zamierzonego przedsięwzięcia, koniecznie zapoznaj się szczegółowo z jego zasadami. Pomocny może okazać się Poradnik Beneficjenta, który znajdziemy na wspomnianym Portalu Funduszy Europejskich – to aplikacja, która po krótkiej weryfikacji wskaże właściwy program dla naszej firmy. 

WNIOSEK

Zapoznaj się z terminami i miejscem składania wniosków. Pamiętaj także, że każdy program ma stosowną dokumentację, w której znajdziemy sporo pomocy i odpowiedzi.

Podstawą do prawidłowego opracowania aplikacji konkursowej będą m.in. regulamin, instrukcje wypełniania, przewodniki po kryteriach czy wzory wniosków. W załączeniu bardzo często należy dołączyć harmonogram realizacji projektu, analizę finansową przedsiębiorstwa, opinię o innowacyjności czy inne dokumenty uwzględnione w regulaminie danego programu (każdy może wymagać innych dokumentów).

Praktyka pokazuje, że czasu na złożenie wniosku jest zawsze za mało, dlatego nie zostawiaj wszystkiego na ostatnią chwilę. Pisanie informacji „na kolanie” może mieć swoje konsekwencje, jeśli dana instytucja zwróci się o ich uzupełnienie – zabraknie spójności oraz związków logicznych, a to, jak wiadomo, będzie nasz wniosek dyskwalifikować. Odpowiednio przygotowane dokumenty są poddawane ocenie formalnej i merytorycznej – osoby wyznaczone przez określoną instytucję sprawdzają treść naszego wniosku i jej zgodność z kryteriami danego konkursu.

Skorzystaj z pomocy

Warto w tym miejscu wspomnieć o profesjonalnych firmach konsultingowych oferujących pomoc w pozyskiwaniu funduszy ze środków europejskich. Firmy takie zajmują się wypełnianiem wniosków, sprawozdawczością, rozliczaniem projektów, a także dokumentacją. 

Choć współpraca z takim doradcą bez wątpienia maksymalizuje nasze szanse na uzyskanie środków, to należy pamiętać, że nie zrobi on za nas wszystkiego (pomimo zapewnień). Doświadczenie pokazuje, że jeśli staramy się o pozyskanie dofinansowania np. na transfer technologii, gdzie, aby uzyskać wsparcie, bardzo dużo miejsca we wniosku należy poświęcić opisowi stricte technicznemu transferowanej technologii, nie zawsze firma konsultingowa jest nam w stanie pomóc. Często brakuje im merytorycznej wiedzy, aby sprostać takiemu zadaniu. Jeśli, dajmy na to, jesteśmy przedsiębiorstwem produkującym asortyment samochodowy, chcemy skorzystać ze środków na transfer technologii i w ramach takiego programu nabyć innowacyjny system do zarządzania relacjami z klientem (CRM) czy magazynem (WMS), będziemy musieli przygotować dokumentację opisującą językiem technicznym nabywaną technologię, czy też wskazać uzasadnienie dla konkretnych rozwiązań w jej ramach. Czy będziemy w stanie podjąć się takiego wyzwania? No właśnie. Może się zdarzyć, że będziemy chcieli transferować technologię producenta jakiegoś oprogramowania. Tylko czy on zechce nam pomóc i taką wiedzą się podzieli? Jest to niezwykle rzadka praktyka, ponieważ najczęściej taka wiedza stanowi know-how danego software house’u i jako taka jest jego tajemnicą. Warto mieć to na uwadze i przy ewentualnym wyborze firmy doradczej uzyskać zapewnienie, że wszystkie części wniosku, włączając w to kwestie techniczne opisywanej technologii, będą przez nią przygotowane od początku do końca. 

UMOWA

Umowę, w ramach której zostaną nam przyznane środki, podpisujemy z instytucją zajmującą się przekazaniem dotacji. Umowa określa obowiązki stron, uprawnienia, plan realizacji projektu czy też szczegóły z jego rozliczenia. Należy też pamiętać o załącznikach do umowy, które stanowią różne deklaracje i oświadczenia. Czytając powyższe informacje, widzimy, że zdobycie dodatkowych środków na informatyzację nie będzie należało do najprostszych. Do załatwienia jest wiele formalności, ale jeśli tylko będziemy wytrwali i konsekwentni w działaniu, mamy bardzo duże szanse na powodzenie. Stąd już tylko krok do bezpiecznej przyszłości naszej firmy.