Co to jest ERP? Według angielskiej nazwy (Enterprise Resource Planning) jest to oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Sama nazwa nie oddaje jednak pełnej użyteczności systemu ERP.

W krótkim opisie jest to spójny system do zarządzania wszystkimi procesami w firmie. Najczęściej składa się z wielu modułów, których funkcjonalność pozwala na zarządzanie różnymi obszarami działalności, na przykład:

• Handel, zarządzanie zamówieniami, dostawami, relacjami z klientami


• Planowanie i zarządzanie produkcją


• Planowanie i zarządzanie zasobami ludzkimi


• Księgowość oraz finanse


• Zarządzanie magazynem


• Śledzenie łańcucha dostaw


• Komunikacja wewnętrzna


• Zarządzanie flotą pojazdów, salami konferencyjnymi


• Raportowanie

Zalety korzystania z systemu ERP

Niewątpliwą zaletą korzystania z jednego systemu, a nie z wielu mniejszych programów, jest spójność i wymiana danych na poziomie jednej aplikacji. Dzięki temu nie musimy się martwić o to, aby w poszczególnych procesach dane były w jakiś sposób importowane do innych programów. Dla osób korzystających z systemu jednolitość sprawia, że użytkownicy z większą łatwością poruszają się po systemie. Natomiast dla kadry zarządzającej ogromną zaletą są rozbudowane systemy raportowe oraz statystyk, gdyż mamy możliwość analizy danych odpowiadających za całą firmę. Co więcej większość tych danych jest ze sobą skorelowanych, więc można generować bardzo dokładne raporty, których nie moglibyśmy wyciągnąć, jeżeli pracowalibyśmy na wielu mniejszych systemach.

Sam koszt wdrożenia i utrzymania jednolitego środowiska jest niższy niż jakbyśmy mieli zarządzać wieloma systemami jednocześnie.

W trakcie rozwoju firmy potrzebujemy często modyfikować procesy czy dokładać nowe. Dzięki temu, że mamy wszystko zaprogramowane w jednej spójnej aplikacji, proces jego rozbudowy jest ułatwiony, a zmian dokonujemy tylko w jednym organizmie. Systemy ERP w większości tworzone są w sposób modułowy, nasze przedsiębiorstwo jest w stanie wybrać odpowiedni zestaw funkcjonalności.

Wdrożenie - czy zawsze jest drogie i czasochłonne?

Często tak jest, a nie zawsze tak być musi. Jako, że nasz nowy system ma odpowiadać za zarządzanie całą firmą, to jest duży i skomplikowany. Posiada wiele modułów oraz bardzo rozbudowaną bazę danych. Aby wdrożyć taki system, musimy często przygotować całą firmę w tym samym czasie, co oznacza wiele pracy i zmiany przyzwyczajeń dla obecnych użytkowników. W przypadku błędnie wykonanej analizy przedwdrożeniowej podczas uruchamiania systemu i rozpoczęcia na nim pracy, może dochodzić do wielu błędów i problemów, co w skrajnym przypadku grozi paraliżem firmy, bądź przerwaniem wdrożenia systemu. Można wdrażać nowy system kawałkami. Firmy, które obecnie korzystają z wielu różnych systemów mogą wdrażać zintegrowane oprogramowanie etapami, np. działami firmy. Dzięki temu ograniczamy znacznie jednoczesne obciążenie wszystkich pracowników. Kluczowe jest również dokonanie audytu przedwdrożeniowego który zapewni nam dokładne przygotowanie procesu uruchomienia systemu. Bardzo ważne jest również, jeszcze przed uruchomieniem całego systemu, zestawienie środowiska testowego. Na takim „placu boju” użytkownicy mogą wcześniej oswoić się z systemem, zobaczyć jak działa i nauczyć się pracy na nim. Dzięki temu każdy może przekazać swoje uwagi i wdrożyć je do systemu przed tym jak zacznie działać produkcyjnie. Warto taki system zostawić również już po uruchomieniu całego systemu, dzięki czemu możemy na nim testować nowe moduły, zmiany w konfiguracji procesów czy wykorzystać go do szkolenia użytkowników. Aby system testowy był w pełni funkcjonalny, warto aby pracował na bliźniaczej bazie danych, na której pracuje firma, przez to dane będą pełni odzwierciedlały prawdziwe życie przedsiębiorstwa.

Audyt przedwdrożeniowy - czym jest?

Z punktu widzenia procesu wdrożenia jest to kluczowy dokument określający wszystkie wymagania jakie są stawiane nowemu systemowi. Audyt „rozpracowuje” wszystkie istniejące procesy w firmie na ich odpowiednie procesy wewnątrz aplikacji. Powinien dotyczyć każdego obszaru działania instytucji, gdyż wiele procesów jest powiązanych pomiędzy różnymi działami. Przy okazji tworzenia takiego audytu warto zwrócić uwagę na obecnie działające procesy, gdyż jest to doskonały moment na ich optymalizację. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy jak ich działalność wygląda z punktu widzenia np. przepływu dokumentów w globalnej skali. Optymalizując działanie firmy jesteśmy w stanie zaoszczędzić wiele czasu, a więc i pieniędzy. Nie warto przenosić błędnie działających procesów do nowego systemu, gdyż to tylko skopiuje istniejący błąd. Kto powinien przeprowadzić taki audyt? Osoba, która rozumie zarówno biznes jak i jest biegła technologicznie, aby wiedzieć jakie dane procesy da się scyfryzować. Taką osobą jest analityk biznesowy, który rozpisuje wszystkie zachodzące w przedsiębiorstwie procesy. Często też jest wspierany przez analityka finansowego, gdyż przeprowadzenie takiego audytu jest dobrym momentem, aby prześwietlić działanie całej firmy i ją zoptymalizować.

System pudełkowy, czy tworzony na zamówienie?

Każde podejście ma swoje wady i zalety. W przypadku rozwiązań gotowych, „pudełkowych” mamy dostęp do sprawdzonego systemu, z którego korzysta wiele firm. Często jest on stale rozbudowany, aktualizowany przez producenta aby był zawsze aktualny względem obowiązującego prawa. Niestety w takim przypadku procesy w naszej firmie muszą uwzględniać możliwości systemu. Sprawia to, że to nasze przedsiębiorstwo często musi się dostosować do aplikacji. Przy budowie systemu na zamówienie możemy dowolnie zaprogramować każdy proces, więc to oprogramowanie dostosowuje się do naszej firmy, a nie na odwrót. W przyszłości taki system możemy rozbudowywać o dowolne moduły w ramach zwiększających się potrzeb. Niestety, budowa takiego systemu na zamówienie często jest droższa jak i dłuższa, niż wdrożenie czegoś co istnieje. Ta droga jest odpowiednia dla firm, które mają na tyle indywidualne procesy, że ciężko byłoby znaleźć na rynku gotowe rozwiązanie bez konieczności robienia rewolucji w firmie. Istnieje jeszcze trzecia droga, która łączy zalety obu tych podejść - rozwiązanie hybrydowe. Oznacza ono, że jako bazę systemy wykorzystujemy jakiś istniejący system (głównie tutaj wykorzystuje się systemy handlowe oraz księgowe). Są to procesy newralgiczne, jeżeli chodzi o zmienność prawa oraz o finanse firmy. Podstawa działania firmy jest realizowana przez jeden program, natomiast producent oprogramowania buduje oddzielną aplikację, w pełni szytą na miarę, która poprzez systemy API integruje się z corowym oprogramowaniem. W takim wypadku koszt stworzenia systemu również ulega obniżeniu, gdyż bazujemy już na wielu działających w oprogramowaniu procesach.

Trendy w systemach - chmura

Określenie „chmury” stało się od kilku lat bardzo modne i bardzo wiele systemów jest obecnie udostępnianych jako „w chmurze”. Program tak określany daje dostęp dla swoich użytkowników najczęściej przez przeglądarkę internetową w formie aplikacji internetowej. Zainstalowany jest na serwerze, do którego można mieć dostęp z dowolnego miejsca na świecie, co w obecnym czasie jest ogromną jego zaletą. Z takim dostępem, osoby pracujące zdalnie mogą wykonywać swoje obowiązki na systemie tak jakby siedziały za biurkiem w biurze. Dodatkowo takim mianem określa się również infrastrukturę serwerową na której zainstalowany jest ERP, z technicznego punktu widzenia jest to środowisko serwerowe, które można dowolnie skalować, dodając do instancji np. więcej miejsca na dysku, podłączając kolejne procesory czy dodawać pamięć RAM. Jest to bardzo istotne z punktu widzenia sprawnego działania systemu wraz z jego rozwojem, zwiększaniem ilości danych, czy pracujących w firmie osób. Dodatkowo znacznie obniża koszty na początku uruchomienia, gdyż wtedy często nie są potrzebne duże zasoby, a w przypadku podejścia, w którym kupujemy na system oddzielną maszynę musielibyśmy już na początkowym etapie zakupić taki serwer aby jego zasoby wystarczyły nam na wiele lat. Oprócz samego serwera możemy wykupić małą instalację, na której mamy uruchomiony system testowy, który pozwala nam testować różne wprowadzane rozwiązania, czy szkolić użytkowników.

Jak rozpocząć przygotowania do wyboru systemu?

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest wstępna analiza wymagań wobec systemu, należy stworzyć listę obszarów które chcemy zinformatyzować. Ważne jest aby (póki co ogólnie) rozpisać najważniejsze procesy oraz zaznaczyć te procesy, które są mocno indywidualne dla danego przedsiębiorstwa. Warto również policzyć ilość użytkowników, która ma pracować na nowym systemie. Mając taki zestaw wymagań można przekazać je firmie, która zajmuje się wdrożeniami systemów. Na tej podstawie można dokonać wyboru systemu, wyboru sposobu działania (stacjonarna, w chmurze) oraz dokonać wstępnej wyceny wdrożenia i utrzymania. Jeżeli przejdziemy ten wstępny proces, czas na przeprowadzenie dokładnego audytu przedwdrożeniowego co nam już otwiera drzwi do rozpoczęcia prac nad wdrożeniem środowiska.