Każda działalność związana z branżą usługowo-produktową posiada miejsce, w którym składuje swoje produkty i towary. Magazyn, niezależnie od tego czy prowadzimy mały miejski sklep, czy wielooddziałową firmę. Nawet gdy z domowego zacisza zarządzamy swoim e-sklepem, a produkty wysyłamy bezpośrednio od producenta, dla sprawnej i ciągłej obsługi klientów musimy znać stan naszego magazynu.

Magazynowe systemy informatyczne (z ang. Warehouse management system – WMS) służą jako oprogramowanie do zarządzania przepływem to- warów w magazynie. Ta prosta definicja może pro- wadzić do myślenia, że skoro WMS ma obsługiwać wyłącznie przepływ towarów na magazynie, to czy muszę kupować go jako oddzielny system i czy w ogóle jest potrzebny w firmie skoro do tej pory dajemy sobie radę? O ile sam przepływ towarów wydaje się mało skomplikowany, to warto zwrócić uwagę na to, że jest jednym z centralnych modułów zazębiających działanie w całej firmie, tak więc ewentualne błędy i niedociągnięcia na magazynie będą powodowały spadek wydajności całej firmy. Dlatego właśnie pytanie odnośnie WMS nie powinno brzmieć, czy jest nam potrzebny w firmie, ale czego od takiego systemu powinniśmy wymagać, aby jak najbardziej sprawdził się w naszej działalności. 

Pierwsze pytanie na jakie musimy sobie odpowiedzieć to - jaką firmą jestem teraz? i gdzie widzę siebie w przyszłości? Na rynku oprogramowania dla firm istnieje wiele gotowych rozwiązań, gdzie WMS jest oferowany jako indywidualny moduł, który będzie miał możliwość integracji z pozostałymi rozwiązaniami danego producenta, tworząc bardziej złożony system zarządzania firmą jakim jest ERP – system zarządzania przedsiębiorstwem, ang. Enterprise resource planning).

Innym rozwiązaniem oferowanym przez softwarehouse’y jest zaimplementowanie modułu magazynowego jako dodatek do innego modułu i stworzenie bardziej kompleksowego rozwiązania. Dlatego inaczej musimy spojrzeć na takie rozwiązania, będąc małym lokalnym sklepem, gdzie najbardziej będzie nas interesowało rozwiązanie proste i kompleksowe, w którym za pomocą jednego systemu będziemy w stanie zarządzać naszą działalnością. Z innej strony podejdzie tutaj prężnie rozwijająca się firma, która wybierając dane rozwiązanie powinna brać pod uwagę jak największą możliwość rozbudowy samego systemu CRM w następnych latach jak i integracja z pozostałymi modułami oferowanymi przez operatora. Możliwość rozbudowy i integracja, to kolejna rzecz jaką powinniśmy brać pod uwagę przy wyborze CRMa. Minimalne funkcje, jakie powinien spełniać system magazynowy to: przyjęcie produktówna magazyn, zaktualizowanie stanów o przyjęty inwentarz, przypisanie produktu do miejsca na regale/półce, kompletacja produktów przygotowywanych do wysyłki, wydanie i wygenerowanie niezbędnych dokumentów. Można by teraz powiedzieć, że są to podstawowe prace, które wykonuje się w każdym magazynie. Dokładnie tak, podstawową funkcją WMS jest przeniesienie standardowych czynności magazynowych do strefy cyfrowej. Jaki zatem zysk dla firmy wprowadza taki system? Odpowiedzią jest automatyzacja. Wraz z systemem WMS do magazynu wkraczają takie urządzenia jak mobilne kolektory danych, dzięki którym każdorazowe zapisywanie danych na formularzach skraca się do odczytania kodu kreskowego na opakowaniu. System w zależności od typu działania (weryfikacja, inwentaryzacja, relokacja, kompletacja, wydanie) zaktualizuje stany magazynowe, stworzy odpowiednie dokumenty. Operację wykonujemy raz, a wszystkie powiązane kroki wykonują się automatycznie.